(this post does not have a title)

Zadano nam pytanie: Czy radni Rady Gminy / Miasta mają prawo kontrolować akta osobowe pracowników, tudzież prawidłowość wypłacanych wynagrodzeń?

Oto co ustaliliśmy:

Kwestia udostępniania radnym Rady Gminy – w ramach czynności kontrolnych wykonywanych w związku ze sprawowanym mandatem – danych osobowych pracowników jednostek organizacyjnych gminy nie została wprost uregulowana w przepisach prawa.

Zgodnie z treścią art. 18a ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym Rada Gminy kontroluje działalność wójta, gminnych jednostek organizacyjnych oraz jednostek pomocniczych gminy.

Zgodnie z treścią art. 34 ust. 1 pkt 4 pkt 6 lit. ustawy o finansach publicznych „zasada jawności gospodarowania środkami publicznymi jest realizowana m.in. przez zapewnianie radnym danej jednostki samorządu terytorialnego dostępu do dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych – z zachowaniem przepisów o rachunkowości oraz o ochronie danych osobowych”;

Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne wyłącznie na podstawie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

Ewentualna upoważnienie do przetwarzania danych na potrzeby kontroli przeprowadzanej przez radę gminy – działającej za pośrednictwem komisji rewizyjnej – może być rozpatrywane wyłącznie przez pryzmat przepisu art. 21 ust. 1 pkt 2) uodo, zgodnie z którym przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Nasuwająca się wątpliwość dotyczy tego, czy ogólne uprawnienie do sprawowania kontroli nad działalnością jednostek organizacyjnych rozciąga się na możliwość kontroli pojedynczych osób zatrudnianych w danej jednostce.

Wydaje się, że na to pytanie należy udzielić odpowiedzi negatywnej.

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych – jako ingerujące w sferę praw i wolności obywatelskich – nie może być interpretowane rozszerzająco. Żaden z przepisów ustawy nie przewiduje wprost uprawnienia do przetwarzania danych osobowych pracowników – czy to urzędu gminy, czy to pracowników jednostek organizacyjnych gminy.

Nie sposób przy tym pominąć, że kwestie pracownicze (polityka zatrudniania, wybór pracowników, kwestie przydzielania obowiązków, udzielania nagród i kar itp.) pozostają poza kontrolą radnych Rady Gminy – która – w kwestiach pracowniczych – może dotyczyć wyłącznie ogólnej wysokości środków wydatkowanych na wynagrodzenia i inne świadczenia pracownicze.

Wydaje się zatem, że wyłączenie spraw pracowniczych z zakresu kompetencji rady gminy powoduje także niemożność kontrolowania tych kwestii jako podlegających ochronie danych osobowych.

Należy jednocześnie zwrócić uwagę, że przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne za zgodą osoby, której te dane dotyczą (art. 23 ust. 1 pkt 1) uodo).

Wnioski

1) Nie istnieje przepis uprawniający radnych Rady Gminy – w ramach czynności kontrolnych wykonywanym w związku ze sprawowanym mandatem – do dostępu do danych osobowych pracowników jednostek organizacyjnych gminy.

2) Przeprowadzenie przez radnych Rady Gminy czynności kontrolnych obejmujących kwestie pracownicze jest możliwe po uzyskaniu zgody przez pracowników, których dane będą kontrolowane. Zgoda powinna być udzielona na piśmie.